Overige ondersteuning

Bestuursondersteuning


Vanuit bestuursondersteuning worden het bestuur, de Raad van Toezicht en het Verantwoordingsorgaan van het pensioenfonds ondersteund. Dit omvat het opstellen en bijhouden van de strategische jaaragenda, de fondsdocumenten, de governance gerelateerde activiteiten waaronder verkiezingen, geschiktheidsplannen en de facilitering van trainingen en opleidingen.

Bestuursondersteuning ondersteunt het pensioenfondsbestuur in de regievoering van het fonds en de voorbereiding en de opvolging van de vergaderingen. Ook onderhoudt Bestuursondersteuning de contacten met uiteenlopende externe stakeholders waaronder de toezichthouder. Bovendien vervult Bestuursondersteuning de brugfunctie tussen het pensioenfonds en DSM Pension Services via het vertalen van besluiten naar de uitvoeringsorganisatie en monitort Bestuursondersteuning de opvolging van besluiten door alle partijen.

Ondersteuning sleutelfuncties


Binnen onze organisatie voert risicobeheer de boventoon bij alles wat we doen. Vanuit deze diepgewortelde kennis en expertise ondersteunen we de risicomanagement governance van onze pensioenfonds klanten door de rol van Sleutelfunctievervuller Risicobeheer in te vullen op een onafhankelijke en integrale manier waarbij kwaliteit en countervailing power kernwaarden zijn.

Aanvullend ondersteunen we ook de Interne Audit functie van de pensioenfondsen met het voorbereiden van het audit jaarplan, het inplannen en faciliteren van de verschillende bestuurlijke audits en het vastleggen en monitoren van de opvolging van de bevindingen door alle partijen. Om de auditfunctie zo efficieënt mogelijk te ondersteunen zijn alle bestuurlijke processen vastgelegd in onze digitale risicomanagement applicatie. Door middel van de digitale risicomanagement applicatie kan opzet en bestaan van het bestuurlijke risicomanagement worden aangetoond en bestaat van de gehele risicomanagement cyclus van het pensioenfonds een audit trail.

Beleggingsadministratie en financiële administratie


Binnen onze integrale dienstverlening verzorgen wij ook de beleggingsadministratie en financiële administratie.

Beleggingsadministratie

DSM Pension Services voert onafhankelijk als countervailing power naar de bewaarbank van het pensioenfonds een eigen beleggingsadministratie waarin we alle beleggingen in termen van posities en transacties administreren, waarderen en controleren. Binnen de beleggingsadministratie verwerken we alle corporate actions, en ondersteunen we het collateral management uit hoofde van valuta en rente overlay. Ook voeren we het bijbehorende cash management uit en faciliteren we de repo transactie afwikkeling voor de pensioenfondsen als aanvullende liquiditeitsbron.

De beleggingsadministratie administreert alle beleggingsmandaten (intern en extern) op regelniveau. Aanvullend administreren en bewaken we onafhankelijk van de bewaarbank het securities lending programma. We bewaken de best execution van de pensioenfonds transacties, monitoren en ondersteunen transitiemanagers en verifiëren de juistheid van de gerapporteerde transitiekosten, bewaken de markt exposures gedurende de transitie en rapporteren hierover aan fiduciair beheer.

De beleggingsadministratie toetst op dagbasis de naleving van de in het beleggingsbeleid opgestelde kaders en richtlijnen. De beleggingsadministratie rapporteert afwijkingen aan fiduciair beheer waar afhankelijk van de aard van de afwijking wordt geëscaleerd naar het bestuur of wordt bijgestuurd binnen de gegeven beleidsruimte.

Tenslotte berekenen we volledig onafhankelijk het beleggingsrendement en benchmark rendement van het pensioenfonds. De kernprocessen van de beleggingsadministratie zijn opgenomen in de reikwijdte van de ISAE Type II assurance rapportage. Aanvullend wordt de rendementsberekening onafhankelijk getoetst via een GIPS© verificatie door een externe auditor.

Financiële administratie

DSM Pension Services verzorgt voor de pensioenfondsbesturen ook de volledige financiële administratie. Hierbij hanteren we een brede invulling van de financiële administratie. Dit betekent dat DSM Pension Services jaarlijks het fondsbudget opstelt in samenspraak met het bestuur en dit fondsbudget vertaalt naar een monitoring rapportage op kwartaalbasis. Ook stelt onze financiële administratie op kwartaalbasis een revised forecast samen waarbij een projectie van de kostenrealisatie wordt gemaakt zodat het fondsbestuur al dan niet kan bijsturen in de financiële bedrijfsvoering van het pensioenfonds.

“Wij hebben volledig inzicht in alle financiële ontwikkelingen; we zijn geheel In control over de geldstromen en kunnen direct afwijkingen constateren.”

 

- Marton Bloemer, Chief Finance and Risk Officer

 

De financiële administratie voert de volledige boekhouding van het fonds waarbij de beleggingsadministratie en pensioenadministratie volledig zijn geïntegreerd. Dit betekent dat een volledig overzicht van de totale financiële positie van het fonds bestaat gebaseerd op een single version of the truth. Omdat we onze eigen financiële administratie intern uitvoeren, hebben we real time volledig inzicht in de geldstromen van de pensioenfondsen, van ontvangst van de pensioenpremie tot de pensioenbetaling en van de individuele beleggingstransacties tot de rendementsberekening.

Vanuit de financiële administratie wordt jaarlijks het jaarverslag van het pensioenfonds opgesteld. DSM Pension Services stelt de jaarrekening samen en ondersteunt het pensioenfondsbestuur bij de opstelling van het jaarverslag. Daarbij wordt de naleving van de verslagleggingsregels getoetst en wordt volledige transparantie nagestreefd.

De kernprocessen van de financiële administratie zijn opgenomen in de reikwijdte van de ISAE Type II assurance rapportage.

Rapportages

 

DSM Pension Services verzorgt voor de pensioenfondsbesturen alle interne en externe verslaglegging en rapportages. We stemmen de rapportages af op de behoefte van het bestuur door gezamenlijk de opzet en wijze van sturingsmaatstaven en signaleringsvariabelen af te leiden. Daarbij zijn wij in staat om volledig maatwerk te leveren zodat de maximale inzichten en stuurinformatie wordt ontsloten. 

Interne rapportages

DSM Pension Services rapporteert diepgaand over de manier van beleggen en de pensioenuitvoering, de behaalde rendementen, de beheersing van de risico’s, incidenten en afwijkingen binnen de beleggingen en het pensioenbeheer, de balans en het verloop van de dekkingsgraad en over alle afgesproken KPI en KRI.

Door onze interne beleggingsadministratie en financiële administratie zijn we in staat om sneller dan de reguliere kwartaalcyclus te rapporteren. De volledige rapportages worden dan ook op maandbasis samengesteld zodat de pensioenfondsbesturen tijdig zijn geïnformeerd. We lichten de rapportages toe en vatten de kernontwikkelingen helder en krachtig samen voor onze pensioenfonds klanten.

Voor de verschillende beleidsterreinen van het fonds worden aanvullend specifieke rapportages samengesteld.

  • DSM Pension Services rapporteert op kwartaalbasis over de uitvoering van pensioenbeheer. Daarbij worden de uitgevoerde activiteiten, afwijkingen en incidenten en reguliere dienstverlening diepgaand in kaart gebracht.
  • Aanvullend rapporteert DSM Penson Services op kwartaalbasis over alle communicatie-activiteiten waarbij KPI gericht op kwaliteit en uitvoering van specifieke communicatie wordt beoordeeld
  • DSM Pension Services rapporteert op kwartaalbasis over de IT-omgeving van de pensioenfondsen. Daarbij worden de ontwikkelingen op IT-vlak inzichtelijk gemaakt (PESTLE) en worden de IT-risico’s en verschuivingen daarvan getoond. De realisatie van de IT-strategie wordt getoond en de KPI en KDE van het pensioenfonds worden gepresenteerd. Tevens wordt de status van de IT-omgeving middels een incidentenrapportage getoond en wordt de voortgang van de IT-projecten onder beheer van DSM Pension Services via een project dashboard gerapporteerd.
  • Op kwartaalbasis stelt DSM Pension Services in samenspraak met de Sleutelfunctiehouder Risicobeheer een risicorapportage samen waarin de ontwikkelingen in de omgeving van het fonds (PESTLE) worden geïdentificeerd, de risico-omgeving in kaart wordt gebracht en de impact van ontwikkelingen en risico op de fondsstrategie wordt getoond. Tevens wordt gerapporteerd over de effectiviteit van de beheersmaatregelen, de werking en effectiviteit van het risicobeheer van het fonds en wordt de voortgang van de acties op het vlak van risicobeheer inzichtelijk gemaakt.
  • DSM Pension Services rapporteert op kwartaalbasis afgestemd met de Sleutelfunctiehouder Audit over de werking en voortgang van de audit-functie. De voortgang van het jaarplan interne audit wordt belicht, de werking en effectiviteit van de audit functie wordt gerapporteerd en de vervolgacties en voortgang daarvan zoals deze zijn voortgekomen uit de verschillende audits wordt inzichtelijk gemaakt.

Externe rapportages

Extern dragen wij zorg voor de afhandeling van alle toezichthoudende rapportages naar DNB. Wij stellen binnen een beheerst en getoetst proces de toezichtsrapportages samen en ontzorgen de fondsen volledig; ook bij wijzigingen in de rapportage opzet of bij nieuwe aanvullende eisen. Wij dragen daarbij ook zorg voor alle rapportages op het vlak van duurzaamheid.

Ondersteuning Informatietechnologie


DSM Pension Services stelt zeker dat onze IT-organisatie bijdraagt aan de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van de pensioenfondsen. Daarvoor hebben we een IT regie-organisatie ingericht waarbinnen we demand en supply van IT op elkaar hebben afgestemd. De automatisering van onze diensten stelt ons in staat om kosteneffectief en kwalitatief hoogstaande diensten te leveren. We geven dit vorm binnen een beheerste IT-omgeving waarbij we voldoen aan de good practices van de toezichthouders.

We voeren daarnaast strategische projecten op IT-vlak uit voor onze pensioenfonds klanten waarbij we de pensioenfondsbesturen begeleiden en projectmanagement taken binnen de gestelde kaders volledig zelfstandig invullen. We ondersteunen de pensioenfondsbesturen bij het ontwikkelen van IT-beleid en het vertalen van trends en ontwikkelingen naar IT-oplossingen.

“Wij hebben een korte uitbestedingsketen op IT-vlak en kunnen met recht stellen dat we de uitbestedingsketen volledig beheersen. Door onze korte lijnen zijn we in staat om effectief en efficiënt veranderingen door te voeren. Wij zijn 100% agile.”                                      

- Cornel Daamen, Informatiemanager 

This site uses cookies to store information on your computer.

Learn more